Was ich in 15 Jahren als CEO des weltweit ersten dezentralen Antivirus-Unternehmens gelernt habe

Telearbeit ist im Jahr 2018 mehr denn je gefragt. Sowohl Startups als auch Konzerne begrüßen zunehmend die Flexibilität, die mit einer nicht ortsgebundenen Arbeit einhergeht. Laut Angaben von FlexJobs arbeiten in den USA 2,9 Prozent aller Arbeitskräfte mindestens die Hälfte ihrer Zeit von Zuhause aus.

Natürlich war Telearbeit nicht immer so beliebt. Vor 15 Jahren war das Konzept nahezu unbekannt. Das störte Christian Mairoll – Gründer und CEO von Emsisoft – jedoch nicht im Geringsten, als er das Unternehmen im Jahr 2003 gründete und ein handverlesenes Team aus Talenten aus aller Welt zusammenstellte.

Bis heute arbeitet Emsisoft als ein vollständig dezentral organisiertes Unternehmen. Anlässlich seines 15. Jahrestages haben wir uns mit Christian zusammengesetzt und ihn ausgefragt, welche Erfahrungen er in den vergangenen 15 Jahren sammeln konnte. Zur Feier des Jubiläums gibt es übrigens auch ein Sonderangebot: in den nächsten 10 Tagen erhalten Sie die 1-Jahreslizenz für Emsisoft Anti-Malware Home für nur 15 EUR.

Wieso wurde Emsisoft als dezentrales Unternehmen gegründet und weshalb hat sich bis heute nichts daran geändert?

Als ich Emsisoft im Jahr 2003 gründete, bestand das Unternehmen nur aus zwei Personen: meine Wenigkeit in Österreich und ein Partner zur Softwareentwicklung in Deutschland. Uns wurde jedoch schnell klar, dass wir die ganze Arbeit nicht allein schaffen, wenn wir als Unternehmen wachsen wollten. Also entschieden wir uns, das Team weiter auszubauen.

Aufgrund unserer damals beschränkten Einkünfte blieben uns nicht viele Möglichkeiten zum Einstellen von Personal. Aus finanzieller Sicht war es für uns undenkbar, Leute in Europa oder den USA zu finden. Auf der anderen Seite hat mir aber auch der Gedanke noch nie gefallen, Banken oder Investoren um Geld bitten zu müssen. Ich wollte immer so unabhängig wie möglich bleiben.

Schließlich stießen wir auf die Website rentacoder.com (später von freelancer.com übernommen). Hier konnten Arbeitgeber ihre Entwicklungsprojekte einstellen und freiberufliche Entwickler konnten sich öffentlich darauf bewerben. Unser erster Angestellter war ein Softwareentwickler aus Sibirien. Er lebte in einer Region, wo er für eine Vollzeitanstellung maximal 300 USD pro Monat verdient hätte. Es dürfte offensichtlich sein, wie sehr er sich gefreut hat, als wir ihm ein Vielfaches dessen als Gehalt anboten (was jedoch immer noch weit unter den Kosten für europäische Entwickler lag). Dank dieser ersten Anstellung konnten wir das Unternehmen ohne externe Gelder weiter vorantreiben.

Was zunächst eine finanzielle Notwendigkeit war, stellte sich bald als ein zukunftsträchtiges Geschäftskonzept heraus, das eine überaus wichtige Rolle für unser Wachstum spielte. Heute sind wir nicht mehr darauf angewiesen, in Niedriglohnländern nach Arbeitskräften zu suchen (wobei wir dies hin und wieder dennoch tun). Indem wir unsere Angestellten unabhängig von ihrem Standort auswählen können, stehen uns weltweit die besten Talente zur Verfügung.

Wie funktioniert das Ganze ohne ein persönliches Interview?

Der Ablauf unterscheidet sich nicht sehr von einem typischen Einstellungsverfahren. Zunächst sehen wir uns die Bewerbungen an, um Kandidaten mit den benötigten Kenntnissen zu finden. Dann schicken wir den besten Kandidaten eine kurze Liste mit bestimmten Fragen zu ihrem jeweiligen Fachgebiet. Diejenigen davon, die die besten Antworten geben, laden wir dann zu einem Vorstellungsgespräch ein. Dieses findet in der Regel per Skype-Chat statt.

Sie werden jetzt vielleicht einwenden, dass bei einem Textchat die Persönlichkeit verloren geht. Ich sehe es jedoch als einen Vorteil. Auf diese Weise kann ich Kandidaten objektiver hinsichtlich ihrer Kenntnisse bewerten. Geschlecht, Alter, Herkunft, Glauben, Aussehen, Behinderungen oder Standort – das alles spielt bei meinem Einstellungsverfahren keinerlei Rolle.

Sicher hat es auch etwas mit Intuition zu tun. Ich glaube, man kann bei den Aussagen einer Person viel zwischen den Zeilen lesen und ein Gespür dafür bekommen, ob sie sich gut ins Team eingliedern würde oder nicht – unabhängig davon, ob ein Vorstellungsgespräch per Text oder persönlich geführt wird. In der Regel kann ich schon nach ein paar Sätzen erkennen, inwiefern eine Person zu unserer Unternehmenskultur passt oder generell für Telearbeit geeignet ist. Meistens ist es recht offensichtlich, ob sie gern von zu Hause aus arbeitet oder ein herkömmliches Arbeitsumfeld bevorzugt.

Hast du deine Mitarbeiter schon persönlich getroffen?

Von den 40 Teammitgliedern bin ich bisher lediglich sieben begegnet und von meinen obersten Führungskräften habe ich nicht einmal die Hälfte persönlich getroffen. Dennoch vertraue ich ihnen und habe in ihnen enge Freunde gefunden. Ich hege allerdings immer noch die Hoffnung, irgendwann einmal ein Treffen für das gesamte Team zu organisieren.

Wie kommuniziert Emsisoft? Welche Tools nutzt ihr dazu?

Wir verwenden verschiedene Tools. Für direkten Austausch und Teammeetings nutzen wir Slack. Außerdem haben wir ein Ticketsystem zum Projektmanagement und für die Kommunikation mit Dritten die althergebrachte E-Mail.

Anrufe und Videokonferenzen versuchen wir zu vermeiden, da sie nur minimale Protokollierungsmöglichkeiten bieten, um die darin besprochenen Angelegenheiten später noch einmal einsehen zu können. Außerdem erschweren sie es Personen, die nicht teilnehmen konnten, sich auf den aktuellen Stand zu bringen. Ich halte sie auch für höchst ineffizient, da sie die gesamte Zeit unsere volle Aufmerksamkeit fordern. Bei einer textbasierten Kommunikation kann man beispielsweise zusätzlich in einem anderen Chat-Fenster schnell eine Antwort schreiben, ohne den Verlauf des Meetings aus den Augen zu verlieren.

Jedes unserer Teams (Labor, Produktentwicklung, Webentwicklung, Tester, Support, Marketing und Vertrieb) hat einen eigenen Slack-Kanal, in dem tägliche Angelegenheiten besprochen, wöchentliche Lageberichte abgegeben und monatliche Strategiemeetings abgehalten werden. Jeder im gesamten Emsisoft-Team kann sich für die einzelnen Kanäle anmelden. Abteilungsübergreifende Diskussionen sind durchaus erwünscht, da sie die Bindung und Zusammenarbeit zwischen den Teams stärken. Natürlich wird von Gästen in anderen Teams erwartet, dass sie laufende Teambesprechungen nicht unterbrechen. Das wäre genauso unhöflich, wie wenn ein Gast in einem Bürogebäude ungebeten in den Meetingraum platzt.

Wie wirkt sich die Dezentralität auf die Teamdynamik aus?

Wir sind in kleineren Teams von 4–10 Personen organisiert. Dabei hat jedes Team aus verschiedenen Gründen seine ganz eigene Dynamik entwickelt. Unser größtes Team, das Forschungslabor, ist mit Leuten aus Westeuropa bis hin zu Südostasien sprichwörtlich bunt zusammengewürfelt.

Trotz der unterschiedlichen kulturellen Herkunft und bis zu sechs Zeitzonen voneinander entfernt liegenden Wohnorten ist das Team am stärksten miteinander verbunden. Mitunter „treffen“ sie sich auch außerhalb ihrer Arbeitszeiten, um Onlinespiele zu spielen. Obwohl Englisch in der Regel die Hauptsprache ist, gibt es einige Teams, in denen fast alle Mitglieder dieselbe Sprache sprechen. Sie haben wiederum eigene Slack-Kanäle, um schneller und effizienter zu kommunizieren.

Gibt es Nachteile, wenn man sich nicht persönlich mit seinem Team treffen kannst?

Manchmal kommt die soziale Seite etwas zu kurz. Alle wollen ihre Arbeit zügig ohne unnötige Verzögerungen erledigen. Da kann es schon einmal etwas unpersönlich werden, wenn man nicht darauf achtet, dass die Kollegen auch nur Menschen sind. Meiner Ansicht nach sind für eine starke Teambindung über das Internet schlicht etwas mehr Bemühungen bei der Teamentwicklung gefragt. Alles in allem stellt das jedoch kein größeres Hindernis für uns dar. Einige von uns, ich selbst übrigens auch, arbeiten gelegentlich von Coworking-Büros aus, um dennoch soziale Kontakte mit Gleichgesinnten zu unterhalten.

Wie werden Konflikte/Meinungsverschiedenheiten gelöst?

Bei der Arbeit in einem großen Team wird es immer unterschiedliche Meinungen geben. Grundsätzlich hören wir uns zunächst alle Argumente an. Dann wägen wir anhand der uns vorliegenden Fakten ab, welche Entscheidung für uns am besten sein könnte. Indem wir strategisch wichtige Entscheidungen dokumentieren, kann das gesamte Team nachvollziehen, weshalb wir uns so entschieden haben. Dadurch wird auch sichergestellt, dass alle am selben Strang ziehen.

Wo liegen die Vorteile bei einem dezentralen Unternehmen?

Einer der größten Vorteile aus Unternehmenssicht ist, dass wir nicht auf die Talente einer bestimmten Region beschränkt sind. Uns steht für die Auswahl an geeigneten Kandidaten die ganze Welt zur Verfügung. Rollen, in denen beispielsweise Muttersprachler gefragt sind wie Vertrieb, Marketing oder Kundendienst, können wir wesentlich leichter besetzen. Darüber hinaus können wir dank unserer weltweit ansässigen Mitarbeiter auch unsere Kunden unabhängig von ihrer Zeitzone besser betreuen. Man könnte sagen, wir sind rund um die Uhr verfügbar. Emsisoft kennt keinen Schlaf.

Für die Mitarbeiter liegt der Vorteil vor allem in der Flexibilität. Um ihre Karriere voranzubringen, müssen sie nicht zwangsläufig umziehen. Außerdem entfällt der tägliche Arbeitsweg, was Zeit, Kosten und Nerven spart. Von den Teammeetings einmal abgesehen können die Emsisoft-Mitarbeiter ihre Arbeitszeit im Großen und Ganzen auch frei einteilen. Dadurch erhalten sie viel persönlichen Freiraum, um für sich ein angemessenes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben zu finden.

Telearbeit bietet Beschäftigten zudem die Möglichkeit, zu reisen und die Welt zu erkunden, ohne dafür die Karriere opfern zu müssen. Ich bin beispielsweise in Österreich aufgewachsen und vor vier Jahren nach Neuseeland gezogen. Mit einem ortsgebundenen Unternehmen wäre das nicht möglich gewesen. Fast die Hälfte unserer Teammitglieder lebt nicht mehr in ihrem Heimatland. Sie sind – wie man es heutzutage gern nennt – digitale Nomaden.

Und was sind die Nachteile bei einem dezentralen Unternehmen?

Der größte Nachteil ist ganz offensichtlich: Es ist nahezu unmöglich, das gesamte Team an einem Ort zu versammeln, da alle rund um den Globus verteilt sind. Eine Mitarbeiterin ist vor kurzem sogar in die Antarktis gezogen.

Auch kulturelle Unterschiede können zu Problemen führen. Aber es wäre natürlich unfair, alle Leute aus einer bestimmten Region über einen Kamm zu scheren. Nach meiner Erfahrung gibt es in jedem Winkel der Welt fähige Leute.

Worin bestand die bisher größte Herausforderung?

Manchmal kommt uns die Sprachbarriere in die Quere. Dann kann es schon einmal passieren, dass die Arbeit eines ganzen Tages aufgrund eines Missverständnisses vergeblich war. Da wir jedoch nahezu alles über Textmitteilungen und Tickets regeln, können wir diese Hürde relativ gut umgehen. Für viele Personen ist es wesentlich schwieriger, auf Englisch zu sprechen als zu schreiben. Bei einem Telefongespräch kann ein falsches oder fehlendes Wort dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen. In geschriebener Form lässt sich das Wort schnell richtigstellen oder online übersetzen.

In Zeiten schnellen Wachstums kann es auch schwierig werden, mit neuen Teammitgliedern eine stabile Vertrauensbasis aufzubauen, weil uns schlicht die Zeit fehlt, um uns mit jedem so individuell zu befassen wie wir gern würden. Eine Anstellung bei uns basiert auf Vertrauen. Wir beobachten nicht jeden einzelnen Schritt unserer Teammitglieder (wobei wir jedoch für Zahlungszwecke Zeiterfassungstools nutzen, um die Arbeitsstunden festzuhalten).

Was zeichnet gute Telearbeitskräfte aus?

Die wichtigste Eigenschaft ist meiner Meinung nach die Selbstorganisation. Sie müssen in der Lage sein, Aufgaben zu erledigen, auch wenn es keine unmittelbare Aufsicht und keinen Leistungsdruck seitens des Teams gibt. Bei der Arbeit von zu Hause aus besteht immer das Risiko, die Konzentration und Motivation zu verlieren. Meiner Erfahrung nach lassen sich Ablenkungen am besten vermeiden, indem man Routinen entwickelt und dafür sorgt, dass die Arbeit nie langweilig wird.

Ein gutes Zeitmanagement dient schließlich nicht nur dazu, dass man seine Arbeit fristgerecht erledigt. Es muss auch ein gesundes Gleichgewicht von Arbeits- und Privatleben schaffen. In vielen Fällen befindet sich der Arbeitsplatz im Wohnzimmer. Das macht es unglaublich schwer, vom Job abzuschalten – insbesondere an Wochenenden. Der Großteil unseres Teams identifiziert sich zudem sehr stark mit seiner Arbeit. Sie ist nicht nur ein Mittel, um Geld zu verdienen. Sie ist ihre Leidenschaft, ein wichtiger Bestandteil ihrer Identität. Für sie ist es besonders schwierig, die Arbeit einmal Arbeit sein zu lassen.

Worin liegen die Vor- und Nachteile einer flachen Unternehmenshierarchie?

Im heutigen Onlinezeitalter ist meiner Meinung nach kein Platz für steile Organisationsstrukturen. Für mich waren meine Teammitglieder nie so etwas wie Untergeordnete oder anderweitig niedriger gestellte Personen. Ohne diejenigen, die das Produkt entwickeln, verwalten, testen, vermarkten, verkaufen und unterstützen, wären wir nicht das, was wir heute sind. Mir gefällt es bis heute, ab und zu direkten Kundenkontakt zu haben – sei es, um ihre Fragen zu beantworten oder auf konstruktive Kritik zu reagieren (insbesondere, wenn sie mich oder das Unternehmen anspornt, besser zu werden).

Schlussendlich bin ich zwar derjenige, der die Gehälter bezahlt, aber deshalb noch lange nicht weniger oder mehr wert als alle anderen. Das Team baut auf gegenseitigem Respekt auf. Jene mit der meisten Erfahrung und dem umfassendsten Fachwissen in einem bestimmten Bereich sind in der Regel auch diejenigen, die dort bei wichtigen strategischen Angelegenheiten mit der Entscheidung betraut werden.

Was würdest du anderen Unternehmern raten, die für ihre Organisation eine dezentrale Firmenstruktur erwägen?

Ganz oder gar nicht: Ich bezweifle, dass sich ein dezentrales Unternehmen erfolgreich durchsetzt, wenn die Telearbeit nur in einigen Bereichen umgesetzt oder als Ergänzung zum lokalen Büro angeboten wird. Das würde innerhalb des Teams zu unnötiger Reibung führen. Für die Telearbeit ist ein anderer Ansatz erforderlich und der muss idealerweise auf Eigeninitiative von den Führungskräften ausgehen und nicht etwa, weil man die billigsten Jobs auslagern möchte.

Genau genommen sollten Unternehmer Telearbeit grundsätzlich nicht als Möglichkeit zum „Outsourcing“ sehen. Der Begriff impliziert, dass Telearbeiter außerhalb des Kerngeschäfts angesiedelt sind. Bei Emsisoft haben wir nie auch nur in Erwägung gezogen, Arbeit an Billigagenturen in Entwicklungsländern auszulagern. Das würde gegen unsere Geschäftsprinzipien verstoßen, insbesondere gegen unsere Mission, unseren Kunden den bestmöglichen Support der Branche zu bieten.

Und wie sieht die Telearbeit der Zukunft aus?

Ich glaube, es wird nicht mehr lange dauern, bis man keine erstaunten Blicke mehr erntet, wenn man von seinem dezentralen Unternehmen erzählt. Telearbeit wird etwas völlig Selbstverständliches sein und ich wage vorauszusagen, dass nahezu alle neu gegründeten Startups so arbeiten werden. Wir durften bereits beobachten, wie wesentlich größere dezentrale Unternehmen erfolgreich waren. Hierzu gehört beispielsweise Automattic (die Schöpfer von WordPress) mit seinen ungefähr 800 Mitarbeitern. Unternehmen wie dieses sind der beste Beweis, dass eine dezentrale Struktur nachhaltig sein kann und nicht auf kleine Teams beschränkt ist.

Die Telearbeit eröffnet zudem unzählige Möglichkeiten für eine bessere Work-Life-Balance. Immer mehr Leute fragen sich jeden Tag, weshalb sie Stunden für ihren Arbeitsweg verschwenden oder 80 Prozent des Tages von ihrer Familie getrennt verbringen sollten. Auf beides gibt es eine einfache Antwort: Das müssen sie nicht.

Telearbeit ist für alle Seiten von Vorteil. Die Angestellten müssen für ihre Karriere keine unmöglichen Entscheidungen auf Kosten ihres Privatlebens treffen und die Unternehmen unterliegen bei ihrer Suche nach den fähigsten Mitarbeitern nicht mehr geografischen Beschränkungen. Angesichts unseres 15-jährigen Jubiläums darf ich mich stolz schätzen, Emsisoft als lebenden Beweis dafür anführen zu können, dass eine dezentrale Organisationsstruktur ein erfolgreiches, zukunftsträchtiges und nachhaltiges Geschäftsmodell ist.

Übersetzung: Doreen Schäfer